EVENEMENT #5 CONSEILS POUR ORGANISER UN EVJF

 

Je vous propose aujourd’hui un article différent de ce que vous trouvez d’habitude sur ce blog. Cet article inaugure une série consacrée à l’organisation d’un événement important dans la vie d’une future mariée, son dernier moment entre filles en tant que célibataire : l’Enterrement de Vie de Jeune Fille (ou EVJF).

J’ai déjà eu la chance d’organiser deux EVJF en 2012 et 2014 et d’apporter ma pierre à l’édifice en matière de décoration, animations et goodies pour un troisième qui vient d’avoir lieu. Avec le recul, j’aurais aimé que l’on me donne des conseils pour ne pas commettre certaines erreurs.

C’est donc tout naturellement que j’ai eu l’idée de vous proposer cette série d’articles, et notamment celui-ci, dans lequel je vous donne 5 conseils pour organiser un EVJF en bonne et due forme. Bien entendu, ce n’est que ma façon de voir les choses. Un article ne permettant pas d’aborder toutes les problématiques inhérentes à ce genre de projet, beaucoup de points ont été laissés de côté, au profit de ceux que je pense être les plus importants.

 

Etre à l’écoute de la future mariée

1. Prenez en compte ses envies et ce qu’elle ne souhaite pas. Demandez-lui de définir ce qui pour elle serait un EVJF parfait. Pas besoin de rentrer dans les détails, il suffit juste de planter le décor, par exemple, si elle aimerait qu’il se déroule sur une journée/soirée ou un week-end,
Si elle souhaiterait partir dans une autre ville voir même à l’étranger, ou si elle se verrait plutôt dans un cadre champêtre ou littoral.
Si elle souhaiterait relever des défis ou bien quelque chose de plus intime.
A l’inverse, il est important, peut-être encore plus, qu’elle émette des interdictions, des limites à ne pas dépasser. N’oublions pas que le but d’un EVJF est de détendre la mariée, et non de la ridiculiser.
En cours de route, n’hésitez pas à consulter la future mariée si vous avez un doute. Il vaut mieux qu’elle se doute un peu de certaines surprises plutôt que de commettre un impair.

2. Demandez-lui de dresser la liste des invitées. Deux avantages :
. Elle pourra ainsi vous simplifier la vie en vous fournissant leurs éléments de contact : numéros de téléphone, adresses mail, ou encore, pseudos Facebook.
. Vous ne commettrez pas d’impair : inviter une personne à laquelle la future mariée n’aurait pas pensé, ou pire, oublier quelqu’un.

3. Prenez en compte son éventuel stress dans la préparation de son mariage. L’EVJF doit être pour elle uniquement une source d’apaisement. Evitez de la mêler aux éventuels soucis d’organisation, ou mésententes entre organisatrices et/ou participantes.

 

Etre organisée

1. Prévoyez les choses à faire en réalisant un Rétro-planning.
Cela vous permettra de prioriser les choses quel que soit leur domaine d’action, en prenant en compte les délais, et leur temps de réalisation, pour ne rien oublier. Pour cela, commencez par coucher sur le papier toutes vos idées, en faisant une liste pêle-mêle des choses à faire et procédez ensuite à un classement par thème, par dates, ou tout autre mode de classement qui vous semblera approprié.

2. Une fois le programme défini, faites un planning du week-end pour optimiser le timing et donc permettre aux activités de s’enchaîner naturellement. Cela vous permettra aussi de vous rendre compte des moments de creux ou de rush, et pourquoi pas de réaménager le planning en fonction.

3. Anticipez au maximum pour gagner du temps et éviter les imprévus. Par exemple :
. Si vous réservez un logement dans une ville inconnue, repérez-le sur une carte à l’avance pour éviter de tourner en rond.
. Si vous prévoyez de faire durer la soirée, consultez les horaires de bus ou enregistrez un numéro de taxi.
. Comptabilisez le nombre de repas et faites des courses à l’avance si possible ou repérez un supermarché près de votre lieu de résidence.

 

Avoir un bon relationnel

1. Soyez à l’écoute des invitées : Si vous êtes l’unique organisatrice désignée, sachez que vous ne pouvez pas prendre toutes les décisions seule. Demandez l’avis des autres filles. N’hésitez pas à leur envoyer un questionnaire. Personnellement, j’utilise Google Form. Il suffit d’avoir un compte Google pour en créer un et il très facile d’utilisation.
Vous pouvez faire paraitre ces questionnements dans votre sondage :
. Définition du budget : il est de coutume de répartir la part de la future mariée entre les participantes. N’oubliez pas de le mentionner pour qu’elles puissent l’anticiper.
. Choix de la date : proposez plusieurs dates préalablement validées par la future mariée.
. Choix du lieu : en ville ou à la campagne, en France ou à l’étranger.
. Choix des activités : sport, détente, sorties,…
. Choix des menus et anticipation d’éventuels régimes et allergies alimentaires.
Ou toute autre question qui vous semblera pertinente.

2. Contactez les prestataires dont vous pourriez avoir besoin: transports, logement, restaurants, activités. Prenez-y vous à l’avance et n’hésitez pas à demander des devis pour trouver la perle rare. Enfin, n’oubliez pas que vous réservez pour un groupe, n’hésitez pas à négocier une ristourne. Vous ne perdez rien à essayer.

3. Etant la seule (ou l’une des seules) à connaitre le programme détaillé de l’événement, vous êtes donc en quelques sortes l’animatrice de ce week-end. Mettez de côté votre timidité pour aiguiller et motiver les troupes et ainsi permettre à toutes de passer un bon moment dans la joie et la bonne humeur. N’hésitez pas à solliciter les plus discrètes ou celles qui ne connaissent personne, pour leur permettre de s’intégrer rapidement au groupe. Une journée, un week-end, c’est très court. A l’inverse, n’en faites pas trop, n’oubliez pas que la reine de ce moment c’est la future mariée.

 

Etre créative

1. Essayez de donner un ton, une ambiance au week-end, en décorant le logement, ou en prévoyant de la décoration de table si vous prévoyez un repas. N’hésitez pas à aller consulter des sites Internet spécialisés, baladez-vous sur les réseaux sociaux pour trouver des idées. Choisissez un thème et un code couleur. Si vous n’arrivez pas à définir clairement le décor que vous souhaitez planter, inscrivez les mots clés qui vous viennent en tête, et des idées plus concrètes se formeront ensuite naturellement.

2. Prévoyez des animations et jeux en rapport avec la future mariée et son jules, avec l’amour, ou les liens d’amitié qui l’unissent à vous et aux autres invitées. Cela permettra à toutes les filles, qui ne se connaissent peut-être pas, de s’amuser ensemble. Vous n’aurez sans doute pas le temps d’animer tous les jeux préparés, mais ils feront de bons plans B en cas de souci avec une activité initialement prévue.

3. Vous pouvez aussi prévoir des goodies à distribuer aux filles en guise de souvenir, comme un badge, un porte-clés, un bracelet, ou tout autre objet de votre choix.
Si le budget vous le permet, offrez un sac contenant des surprises à la future mariée, voire même à toutes les participantes. Vous pourrez y glisser des petits cadeaux en fonction du thème choisi et des goûts de la future mariée : un produit de beauté, un savon, une bougie, des friandises,…

 

Le Jour J

1. Relativisez. Il se peut que vous deviez faire face à des imprévus. La future mariée sait que vous avez tout fait pour qu’elle passe un bon moment, donc si certaines choses ne se passent pas comme prévu, ne vous en tenez pas rigueur.

2. Soyez spontanée. Vous avez passé des semaines, voire des mois, à organiser ce moment. Maintenant que vous avez prévu, planifié et anticipé chaque chose, vous pouvez laisser place à votre spontanéité ainsi qu’à celle des autres filles. Lâchez-vous, cela se ressentira sur l’ambiance générale.

3. Et surtout, profitez !!

 

J’espère que mes conseils vous seront utiles. N’hésitez pas à commenter si vous souhaitez que je développe un point dans un autre article, ou si vous voulez me raconter votre expérience en tant qu’organisatrice, future mariée ou participante.

Dans mon prochain article, je vous montre comment faire des badges à l’image de votre EVJF pour la future mariée et les invitées.